[Ügyefeleinknek] | Magyar | English

Hogyan olvassunk főkönyvi kivonatot?

Feltöltve: 2011. 05. 24

A főkönyvi kivonat a vállalkozás által vezetett főkönyvi számlák adatállományáról – az oda feljegyzett gazdasági eseményekről – adott időpontra készített összesített kimutatás,


amely tartalmazza valamennyi megnyitott és vezetett főkönyvi számla
-számjelét és megnevezését növekvő számlaszám sorrendben,
-tartozik és követel forgalmát (növekedés és csökkenés forgalmát),
-valamint tartozik és követel egyenlegét (amely tartalmában pozitív, vagy negatív számot jelent).



A főkönyvi kivonat a gyakorlatban arra való, hogy a cég vagyoni helyzetére vonatkozóan tudjunk következtetéseket levonni. Az 1-4. számlaosztályokban egy statikus állapot szerinti, egy adott napra vonatkozó vagyoni értéket látunk, az 5-9 számlaosztályokban pedig az év elejétől eltelt időszak alatt megtermelt bevételt és a bevétel elérése érdekében felmerült költségeket, ráfordításokat látjuk.
A bevételek és költségek, ráfordítások különbözete az eredmény, amely egyetlen soron jelenik meg az 1-4 számlaosztályban: a mérleg szerinti eredmény főkönyvi számon, amelyet általában év végén az elfogadott beszámoló alapján könyvelünk le.

 A fentiekből is következik, hogy az 1-4. számlaosztály a cég alapításától eltelt időszakban bekövetkezett változásokat tükrözi. Természetesen a könyvelésben mindig az az érték jelenik meg, amely a beszerzéskor, megvásárláskor a számlákon, vagy egyéb dokumentumokon szerepelt, vagyis amennyibe akkor került, amikor megvettük az adott befektetett eszközt, készletet, követelést. Ha régóta működik a cég, és például 15 éve vásárolt egy ingatlant néhány millió forintért, az a főkönyvi kivonatban még mindig viszonylag alacsony értéken szerepel, holott lehet, hogy a 15 évvel ezelőtti értéknél lényegesen többet ér.
A számviteli törvény  lehetőséget ad arra, hogy az ilyen irányú eszközérték-többletet kimutassuk, de ezeket általában nem alkalmazzák a társaságok. Megjegyzendő, hogy az eszközérték csökkenését viszont kötelezően előírja a törvény, ezt diktálja az óvatosság elve.
....


Az 1-4 számlaosztály egyenlegei egy adott időpontban mutatják meg az eszközök és források pillanatnyi értékét. Az 5-9 számlaosztályok pedig a tárgyévben eltelt időszakban felmerült költségeket és bevételeket tartalmazzák.

 Az 1-4 számlaosztályban – mivel ez a főkönyvi kivonat tartalmazza a nyitó egyenlegeket is –  láthatjuk az év elejéhez képest bekövetkezett változásokat.

Például: az 1-es számlaosztályban, amely a befektetett eszközöket tartalmazza, növekedés tapasztalható, tehát valószínűleg a cég vásárolt valamilyen tárgyi eszközt.
Ennek vajon mi lehetett a forrása, miből vehette meg az adott tárgyi eszközt a cég?
Nézzük csak meg a pénzeszközöket a 3-as számlaosztályban: a nyitóegyenlegük alacsony, év elején nem volt pénze a cégnek, a vevőkövetelése sem túl magas a nyitóállományban, tehát nem valószínű, hogy a gépvásárláshoz év elején megvolt a megfelelő összeg. Vizsgáljuk tovább a számokat, lássuk a 4-es számlaosztályt, amely jellemzően a forrásokat tartalmazza. Láthatjuk, hogy jelentős változás állt be a szállítóknál, akár azt is hihetjük, hogy a megvásárolt gépet még nem fizette ki a cég. Ez egy lehetséges magyarázat, de nézzük tovább…

Az 5-9 számlaosztályban felfedezhetjük, hogy ez a cég a 16,5 MFt-os ráfordításából több, mint 20 Mft-os árbevételt tudott elérni, és jelenleg több, mint 3,5 MFt-os  eredménye (nyeresége) van. Még az is lehet, hogy az adott tárgyi eszközt az év közben elért eredményéből sikerült megvásárolnia, ha a vevőkövetelése befolyik, akkor gond nélkül ki tudja fizetni a szállítóját. Ennél többet, azonban pusztán a főkönyvi kivonatból nem tudunk megállapítani.

 Még az is lehet, hogy folyamatban van egy hitelkérelme, és majd ha azt megkapja a banktól, akkor fizeti ki a szállítót. Tehát a lehetőségek sora végtelen.
Egy fix pont van: növekedett a tárgyi eszköz állománya, valamint az év elejétől jelen pillanatig nyereségesen működött a társaság.

Láthatjuk még, hogy az 1-4 számlaosztály egyenlege ugyanazt mutatja, mint az 5-9 számlaosztályé, csak ellentétes előjellel. Ez a szám pedig az eredmény.
Ez az, amiért minden cég dolgozik, ez a befektetett pénz és munka haszna. Látható, hogy ha az 1-4 számlaosztály egyenlege pozitív, akkor nyereséget mutat, és ez esetben az 5-9 számlaosztály egyenlege pedig negatív. Veszteség esetén tehát pont fordított a helyzet.

Tehát a gazdálkodás akkor jó, ha az 1-4 számlaosztály összevont egyenlege minél nagyobb pozitív számot mutat, illetve az 5-9 számlaosztályé minél nagyobb negatív számot.
Természetesen vannak olyan főkönyvi kivonatok, ahol az egyenleg is két rovatból áll: tartozik egyenleg és követel egyenleg. Ez ugyanazt jelenti, a tartozik a pozitív „oldal” és a követel a negatív „oldal” – de minden főkönyvi számnál csak az egyik oldalon lehet egyenleg!

Minél jobban mélyedünk el a főkönyvi kivonat számainak tanulmányozásában annál jobban megismerjük az adott cég működését, az esetleges rejtett lehetőségeket, vagy buktatókat.
A főkönyvi kivonatot könyvelők állítják össze, ők nagyon jól tudják ennek jelentőségét. A könyvelők többsége tisztában van azzal, hogy év közben sok hibát véthet az adminisztráció, nem mindig van mód egyeztetésre, ezért egy év közbeni főkönyvi kivonat nem minden esetben mutatja a helyes képet a cég működéséről. Ez magyarázza azt is, hogy a könyvelés legtöbbször nehézkesen adja ki a főkönyvi kivonatot főként kisebb, nem saját könyvelési apparátussal dolgozó cégek esetében.

A cégvezetők, cégtulajdonosok nem mindig élnek a főkönyvi kivonat lehetőségeivel, információival, mert nem tudják, hogy a könyvelés mire képes az érdekükben. Egy további vezetői hiba mindent rábízni a könyvelőre, mert neki nincs rálátása a gazdálkodás sajátosságaira, a termelés, illetve a tevékenység folyamatára. A főkönyvi kivonat  információkat ad az elmúlt időszak gazdasági eseményeiről, és alapul szolgál a jövőben döntésekhez. Ezekből következően cégalapításnál, de a működés során is - a legfontosabb – valóban, minden mást megelőző teendő  a számlarend és a könyvelő által szolgáltatandó főkönyvi kivonat tartalmának, részletezésének és gyakoriságának kialakítása. 
A cégvezető közölje a könyvelővel, hogy az előírásokon túl milyen adatokat szeretne látni, milyen bontásban. Ekkor a könyvelő cégre, és személyre szabottan olyan főkönyvi kivonatot tud szolgáltatni a cégvezetőnek, amely mind a bevételeket, mind a költségeket (ráfordításokat) termékekre, és költséghelyekre (pl. telephelyre, üzletre) lebontva is tartalmazza. Ez persze azt a többletfeladatot rója a vezetőre, hogy illetve a beosztottjára, hogy minden bejövő számlára, bizonylatra vezesse rá a szükséges információt: - melyik terméket, vagy telephelyet érinti.
Ezt a szisztémát már érdemes alkalmazni egy nagyobb cégben, ahol megosztott döntési és felelősségi szintek vannak. Ahol azonban a vezetés kezén megy át minden bejövő számla és a vezetés képes is minden információt maga kezelni – ott a magyar cégvilágban kialakult gyakorlat szerint a vezetők nem élnek a főkönyvi kivonat lehetőségeivel, elégségesnek tartják csak a bankszámlát és pénztárat figyelni napi rendszerességgel.  

A főkönyvi kivonat egyvalamit nem tud: naturális, mennyiségi egységekkel szolgálni, a vezetői döntésekhez sokszor ezekre is szükség van. Ezeket analitikus nyilvántartásokból kell beszerezni.

/Részlet A cégmenedzselés kézikönyvéből/

(Forrás:www.onadozo.hu)




Weboldalfejlesztés: SimiSoma